Terminverwaltung mit eTermin

eTermin ist ein Tool zur Online-Terminbuchung, welches den Funktionsumfang des TerminUI übersteigt. Personen, die bei arztkonsultation und bei eTermin Kunde sind, können die beiden Anwendungen miteinander verknüpfen. Ein über eTermin gebuchter Termin wird dann im arztkonsultation Kalender eingetragen. Die Terminbestätigung kommt von arztkonsultation und die Videosprechstunde wird ebenfalls über arztkonsultation durchgeführt.

eTermin nutzt dafür die API von arztkonsultation.

Einrichtung eTermin in Kombination mit arztkonsultation

Neues Accesstoken in der webapp anlegen

Zur Einrichtung benötigt es einen API-Token. Dieser wird in der webapp generiert.

Token bei eTermin hinterlegen

Nach Registrierung und Anlage der eigenen Öffnungszeiten und Leistungen bei eTermin wird der Menüpunkt API-Schnittstellen >> Integration aufgerufen.

Im folgenden Fenster wird arztkonsultation gesucht und ausgewählt, dann die Schnittstelle aktiviert und das Token eingefügt.

Nutzer in eTermin verknüpfen

Alle Leistungserbringer (“Kalender”) in eTermin müssen mit dem entsprechenden Benutzer in arztkonsultation verknüpft werden. Dafür wird die Benutzer-ID im AdminUI kopiert und anschließend in eTermin unter Unternehmen >> Kalender >> Erweiterte Einstellungen im Feld Referenz zu Drittsystem hinterlegt.

Ortsangabe auf arztkonsultation setzen

Pro Leistung

Wenn eine einzelne Leistung als Videosprechstunde mit arztkonsultation funktionieren soll, wird dies über die Leistungsspezifischen Einstellungen innerhalb der konkreten Leistung eingestellt.

Global

Via Unternehmen >> Einstellungen in den Reiter Kommunikation kann ganz unten der Wert “Ortsangabe bei online gebuchten Terminen” auf den Wert “Arztkonsultation” gesetzt werden. Damit ist die globale Einstellung der Standardwert “Arztkonsultation” und jede Leistung wäre eine Videosprechstunde, wenn sie nicht konkret im Einzelfall anders konfiguriert wird (s.o.).

Benachrichtigungen

Empfehlung zu Benachrichtigungen

Die technische Verbindung zwischen eTermin und arztkonsultation ist nicht bidirektional. Wird ein Termin in eTermin angelegt, bearbeitet oder gelöscht, so wird diese Information an arztkonsultation übertragen. In die andere Richtung funktioniert dies jedoch nicht. Wir sprechen daher die dringende Empfehlung aus, sämtliche Terminkoordination und damit einhergehend auch sämtliche automatische Kommunikation über eTermin durchzuführen.

Benachrichtigungen in eTermin aktivieren und konfigurieren

In eTermin unter Unternehmen >> Einstellungen >> Kommunikation empfehlen wir, die beiden folgenden Optionen zu aktivieren:

• “Terminbestätigung via E-Mail senden (online gebuchter Termin)” (dies ist für die Leistungsnehmer)

• “Benachrichtigung senden wenn online ein Termin gebucht wurde” (dies ist für Sie als Leistungserbringer)

Die zweite Option lässt sich auch leistungsspezifisch pro Leistung an- und ausschalten.

Die Konfiguration der E-Mail-Texte findet nun unter Unternehmen >> Einstellungen >> E-Mail / SMS Vorlagen statt. Es empfiehlt sich, hier mit den angebotenen Platzhaltern zu arbeiten.
Neben den in der Anwendung dokumentierten Platzhaltern sind hier insbesondere folgende für arztkonsultation relevanten Platzhalter hervorzuheben:

• LOCATION dient als Platzhalter für den Beitrittslink für Leistungsnehmer.

• %MEETINGPASSWORD% dient als Platzhalter für die TAN (ohne Link)

Weiterführende Informationen und Anleitungen finden Sie in der offiziellen eTermin-Dokumentation.

Beispiel für eTermin Benachrichtigungen

Laden Sie gerne unser Beispiel für den Eintrag “E-Mail Terminbestätigungstext (Online Terminbuchung)” herunter:

eTermin Videosprechstunde.txt

In eTermin lassen sich sehr komfortable Terminerinnerungen konfigurieren. Besuchen Sie hierzu Unternehmen >> Einstellungen >> Kommunikation.

Benachrichtigungen in arztkonsultation deaktivieren

Um doppelte Benachrichtigungen für alle Parteien zu vermeiden, empfiehlt es sich, die Benachrichtigungen von arztkonsultation zu deaktivieren. Hierfür benötigen Sie Zugang zum Admin-Bereich der Anwendung, wo Sie im Reiter “Firmen” die globalen Optionen für Ihre Firma als Administrator konfigurieren.

In dieser Kombination sorgen Sie dafür, dass etwaige Stornierungslinks in Terminbenachrichtigungen ausschließlich zu eTermin führen.

Funktionsweise & Daten

Termine werden über den Buchungskalender von eTermin gebucht. Ist die Ortsangabe der gebuchten Leistung auf den Wert “Arztkonsultation” gesetzt, wird nun ein Termin über die Schnittstelle an arztkonsultation eingestellt. Dieser Termin ist ab sofort in der webapp von arztkonsultation sichtbar.

Je nach Einstellung (siehe Abschnitt Benachrichtigungen) werden entsprechende E-Mails verschickt. In der Terminbestätigungs-E-Mail von eTermin wird der Zugangslink für Leistungsnehmer hinterlegt.

Die Durchführung der Videosprechstunde findet nun mittels arztkonsultation statt.

Wird ein Termin geändert oder storniert, so geschieht dies ebenfalls über die entsprechenden Funktionalitäten von eTermin. Änderungen und Stornierungen werden an arztkonsultation übermittelt.

Übermittelte Daten

Von denen in eTermin erfassten Daten werden folgende Informationen an arztkonsultation via Schnittstelle übertragen:

• Vorname oder Pseudonym

• Nachname (optional)

• E-Mail-Adresse

• Mobilfunktelefonnummer (optional)

Alle weiteren Datenfelder werden nicht an arztkonsultation übertragen.

Alle personenbezogenen Daten werden in arztkonsultation 90 Tage nach dem gebuchten Termin restlos und endgültig gelöscht.

Handbuch

eTermin hat eine umfangreiche Online-Hilfe:

https://support.etermin.net/hc/de

FAQ zu eTermin

• Kann ich Leistungsbezogen die E-Mail-Benachrichtigungen ausschalten?
  JA - Mittels Platzhalter NOEMAIL in der Leistungsspezifischen E-Mail-Vorlage.

• Kann ich die TAN in den Termin einfügen?
  JA - Mittels Platzhalter %MEETINGPASSWORD%

• Wie lang bleiben die Patientendaten erhalten?
  ETERMIN Dies ist Einstellungssache unter Account >> Datenschutz.
  ARZTKONSULTATION Daten von Leistungsnehmern werden im Standard nach 90 Tagen restlos gelöscht.